Todo el tiempo en nuestras empresas, nuestros estudios, hasta en nuestra vida personal hablamos de documentos; sin embargo cuando organizamos una empresa, ponemos en orden los temas administrativos, operativos, o incluso implementamos un sistema de gestión (sea cual sea); a veces tenemos confusión y no diferenciamos ciertos documentos de otros; podemos preguntarnos por ejemplo, ¿cuál es la diferencia entre un programa y un plan?, esas confusiones nos hacen crear un montón de documentos y archivos que no cumplen el objetivo deseado.
Para eso primero definiremos que es un documento; y en esta ocasión tomaremos la definición dada por ISO 9000:2015: “Información y medio en que está contenida”; es decir que esta entrada es un documento, una escritura de propiedad es un documento, una infografía es otro documento; porque son medios que contienen información.
Existen diferentes tipos de documentos; cada tipo tiene un objetivo con el cual se crea; por eso no es lo mismo un reglamento que un procedimiento o un programa y un manual; crear y distribuir adecuadamente los documentos no solo nos sirve en sistemas de gestión, sino también para tener una organización de los documentos que se crean en la empresa.
La siguiente imagen es un mapa de la clasificación y “jerarquía” de documentos que pueden existir en nuestros sistemas de gestión; la información está basada en las normas ISO 15489; ISO 30301 e ISO 30302; y nuestra experiencia en la gestión documental.
Cúspide de la pirámide:
Estatutos y Reglamentos:
Los estatutos dan las directrices con las que determinada sociedad va a funcionar, normalmente son manejo de los socios y junta directiva; los reglamentos establecen el conjunto de reglas que deben cumplir las personas que hacen parte de la organización, como el reglamento interno de trabajo; también hay reglamentos hacia los usuarios o clientes estos últimos son más comunes en empresas de servicios y también en el sector turismo.
Segundo nivel:
Políticas:
Son las intenciones de la gerencia hacia algún tema específico; por ejemplo la política de pagos establece la intención de la gerencia de pagar en determinados plazos y bajo ciertas condiciones dadas; o la política de calidad, que establece la intención de la gerencia por hacer un producto o prestar un servicio de calidad.
Objetivos:
Hacia dónde quiere llegar la organización?, se pueden documentar en cuadros de mando integral, en informes gerenciales, en software para medición de objetivos e indicadores; si estamos implementando un sistema de gestión es un debe de las normas así como la política; si NO estamos implementando un sistema de gestión, igual nos permite trazar las metas y medirnos en el tiempo, ponernos límites para lograr resultados.
Manual del Sistema de Gestión:
Cuando implementamos un sistema de gestión, podemos llegar a tener manuales, (no en todas las normas es obligatorio), cuando se tienen estos manuales, se convierten en el despliegue de la política, porque establecen como, quienes, cuando, donde se cumplirá; y por eso la dejamos en ese rango de jerarquía.
Tercer Nivel:
Programas y Planes:
Ambos documentos nos permiten programar actividades que tienen una finalidad en un periodo de tiempo dado, sin embargo.
cual es la diferencia entre un plan y un programa?.
| PLAN | PROGRAMA |
| Desarrolla al generalidad de un tema a través de programas y proyectos | Desarrolla de forma más específica cada uno de los lineamientos que contiene el plan. |
| Es un esquema de decisiones y acciones a modo general | Establece acciones y decisiones de forma más específica. |
| Ambos planifican actividades | |
| Ambos establecen periodos de tiempo para las actividades |
Como ejemplo: tenemos el plan de desarrollo que a nivel nacional establece las directrices generales, y ya por cada componente se crean programas y proyectos para que ese plan se lleve a cabo; o a nivel empresarial el plan anual de SST que contiene las actividades generales a realizar; pero ya cada programa establece de forma específica que hacer de acuerdo al lineamiento detallado; así podemos llegar a tener un plan general anual de SST y programas como el psicosocial. El de riesgo químico, el de riesgo eléctrico, entre otros.
Finalmente en este nivel tenemos los demás manuales administrativos u operativos que nos dan una orientación de conductas respecto a un tema; normalmente van de forma escrita por el detalle y extensión de la información.
Cuál es la diferencia entre manual y Guía?:
La guía no tiene el detalle y amplitud del manual, por lo mismo puede incluso que no vaya escrita sino a través de imágenes o infografías; se orienta de forma más puntual a una tarea y no como el manual que puede tener en su contenido la explicación de muchas tareas y actividades que llevan a cumplir un proceso o tema.
En nuestra siguiente entrada ahondaremos en el siguiente nivel de documentos, Procedimientos, Instructivos y protocolos; en que se diferencian? Cuando usar uno y cuando usar otro?.
