Es difícil imaginar un sistema de gestión sin procedimientos definidos y escritos, esto debido principalmente a que todos podemos ejecutar un mismo proceso de forma diferente, con base a nuestra experiencia y conocimiento; por lo tanto se hace necesario contar con un documento que indique la mejor forma de hacer una actividad, en el menor tiempo posible y optimizando los recursos. Pero ¿cómo elaborar un procedimiento?
Como indicamos en el artículo anterior, dentro de un sistema de gestión pueden existir diferentes tipos de documentos, entre los cuales están: los procedimientos, instructivos, y registros, los cuales se crean de forma secuencial, es decir; los instructivos y registros se generan a partir de la elaboración de un procedimiento. El procedimiento nos menciona las actividades, el instructivo las tareas y el registro evidencia la ejecución, por lo anterior, podemos comprender porque los procedimientos tienen tanta importancia en los procesos de entrenamiento e inducción de personal, auditorías y mejoramiento de los procesos de las Compañía.
En este artículo les mostraremos algunas partes comunes y necesarias para hacer que los procedimientos sean claros:
- El objetivo debe responder la pregunta de para qué existe ese procedimiento, un ejemplo es el objetivo del procedimiento de compra de bienes y servicios, el cual generalmente menciona: Definir las pautas para realizar la compra de bienes y servicios, que permitan un suministro oportuno y de calidad para todas las áreas de la Compañía. Recomendamos que siempre este en los procedimientos y que sea claro y conciso.
- El alcance indica desde donde inicia y finaliza la descripción de actividades del procedimiento. Este apartado es uno de los más importantes, debido a que su correcta definición permitirá que se incluyan de forma detallada cada una de las actividades que involucran el cumplimiento del objetivo. Al igual que el ítem anterior recomendamos que siempre este definido y que sea muy claro. Siguiendo el ejemplo del procedimiento de compras, podría quedar: “inicia desde la identificación de la necesidad de un bien o servicio dentro de la empresa, hasta la entrega del producto o servicio comprado al área o proceso solicitante”
- Las definiciones deben indicar de forma puntual la descripción de los conceptos desconocidos mencionados en el procedimiento y necesarios para facilitar su entendimiento. No es obligatorio, pero si el procedimiento maneja términos poco comunes se recomienda incluirlo.
- El apartado descripción de actividades es donde indicamos cómo se realiza cada una de las actividades definidas, tiempos y responsables de ejecutarla. Durante la descripción de la actividad es necesario identificar cuáles requieren la generación de instructivos, donde se detalle la ejecución de la tarea, para lo cual se debe crear el documento independiente y citarlo dentro del mismo, así mismo como aquellos formatos necesarios que evidencien la ejecución y ayuden en la trazabilidad de la actividad.
- El diagrama de flujo es donde visualizamos de forma gráfica el paso a paso de las actividades indicadas en la descripción. No es obligatorio; puede ser que un procedimiento tenga la descripción de actividades con un paso a paso y no tenga diagrama de flujo; pero es una herramienta visual que en algunas ocasiones ayuda en la lectura.
¿Quién debe elaborar el procedimiento?:
La documentación de un procedimiento es trabajo en equipo entre el responsable de la actividad que tiene el conocimiento exacto y completo y el líder de calidad o de procesos, quien ayudara en la documentación del mismo.
¿Cuándo elaborar un procedimiento?:
Cuando tenemos la necesidad de estandarizar el paso a paso para hacer determinada(s) actividad; ya sea para que este estándar nos permita cumplir con la ley o cumplir con un patrón de calidad o sencillamente conservar el conocimiento respecto a ciertas actividades y que sean claras tanto para personal antiguo o para alguien nuevo que inicia labores en nuestra empresa.
Otro consejo muy importante es pensar “siempre” en las personas que van a leer el documento, los procedimientos extensos normalmente se convierten en una piedra en el zapato de los sistemas de gestión, así que recomendamos ser muy claros, manejar herramientas visuales y disminuir los textos innecesarios.
Es nuestra invitación, que puedas asegurar la correcta elaboración de los procedimientos de tu Compañía y de esta forma lograr su mejoramiento. El reto que sigue a esta labor, es garantizar la actualización de los procedimientos en el tiempo oportuno y de la forma correcta, recuerda que los cambios inician ejecución una vez se han cambiado y divulgado correctamente.
